JURIDISCH
Als bedoeld in artikel 28 lid 3 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Deze verwerkersovereenkomst hoort bij elke opdracht waarbij Sprint Studio persoonsgegevens voor jou verwerkt. Ze legt vast hoe wij omgaan met de gegevens die bij een videoproductie voorbijkomen.
Heb je een op naam ondertekende versie nodig voor je eigen administratie? Mail ons via hello@sprintstudio.nl, dan sturen we die toe.
Deze overeenkomst geldt tussen jou als opdrachtgever (de “Verantwoordelijke”, die het doel en de middelen van de verwerking bepaalt) en MediaTuig B.V., handelend onder de naam Sprint Studio, KvK 96665629, Groenekanseweg 246, 3737 AL Groenekan (de “Verwerker”).
1. Definities
Begrippen uit de AVG hebben de betekenis die de AVG daaraan geeft. Daarnaast geldt: onder Beeldmateriaal verstaan we alle in het kader van de opdracht gemaakte of aangeleverde video-opnamen, audio-opnamen, foto’s en daarvan afgeleide bestanden waarop personen herkenbaar kunnen zijn. Met Hoofdovereenkomst bedoelen we de offerte of overeenkomst op grond waarvan Sprint Studio videoproducties voor jou verzorgt.
2. Onderwerp, aard en doel
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend om de Hoofdovereenkomst uit te voeren: het opnemen, monteren, reviewen, opleveren en op verzoek archiveren van videoproducties. Verwerking vindt niet plaats voor eigen doeleinden van Sprint Studio.
Het gaat in de regel om beeld- en geluidsopnamen van herkenbare personen, namen en functietitels (bijvoorbeeld in interviews of aftiteling) en zakelijke contactgegevens. De betrokkenen zijn doorgaans medewerkers, klanten, deelnemers of bezoekers van events. Bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens verwerken we niet doelbewust; we vermijden het opnemen daarvan. De specificatie per project leggen we samen vast.
3. Instructies en vertrouwelijkheid
Wij verwerken de persoonsgegevens uitsluitend op basis van jouw schriftelijke instructies, tenzij een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt; in dat geval informeren we je vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.
Alleen mensen die aan het project werken hebben toegang tot de gegevens, en zij zijn gebonden aan geheimhouding.
4. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen zoals bedoeld in artikel 32 AVG. De kern: onze productie- en reviewsystemen hosten we in eigen beheer, zodat beeldmateriaal niet onnodig via diensten van derden loopt. We beoordelen deze maatregelen periodiek en passen ze aan waar nodig. Een overzicht staat verderop bij “Onze maatregelen”.
5. Subverwerkers
Je geeft ons algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. We informeren je vooraf over wijzigingen, waarna je binnen veertien dagen schriftelijk bezwaar kunt maken. Aan iedere subverwerker leggen we dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst, en we blijven jegens jou volledig aansprakelijk voor hun nakoming.
6. Montage in Indonesië (doorgifte buiten de EER)
Een deel van de montage doet ons vaste montageteam in Indonesië. Indonesië kent geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie; doorgifte vindt daarom uitsluitend plaats op basis van de standaardcontractbepalingen van de EU (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914), aangevuld met extra maatregelen.
Het montageteam werkt via onze eigen, beveiligde systemen; toegang is persoonsgebonden en beperkt tot het project. Review en feedback verlopen via ons zelf gehoste reviewplatform, waarbij het beeldmateriaal op onze eigen infrastructuur blijft. Waar mogelijk werken we met proxybestanden (verkleinde werkkopieën) in plaats van ruw bronmateriaal, en na oplevering worden lokale werkkopieën verwijderd. Op verzoek sturen we je een kopie van de gesloten standaardcontractbepalingen.
7. Datalekken
Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeren we je zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking. We geven je alle informatie die je redelijkerwijs nodig hebt voor een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen, en helpen de gevolgen te beperken. De melding zelf blijft jouw verantwoordelijkheid.
8. Rechten van betrokkenen
We helpen je op redelijke wijze bij verzoeken van betrokkenen (zoals inzage of verwijdering) en bij je verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG. Krijgen wij zelf zo’n verzoek, dan sturen we dit onverwijld naar je door.
9. Bewaren, teruggave en verwijdering
Na oplevering archiveren we het projectmateriaal beveiligd, zodat je later nog extra versies of vervolgproducties kunt laten maken. Je kunt op ieder moment schriftelijk vragen om teruggave of verwijdering; dat voeren we binnen dertig dagen uit en bevestigen we, behalve voor materiaal dat we wettelijk moeten bewaren.
10. Audits
Op verzoek stellen we alle informatie beschikbaar die nodig is om naleving aan te tonen. Je mag maximaal eenmaal per jaar, na redelijke aankondiging en tijdens kantooruren, een audit laten uitvoeren. Ieder draagt de eigen kosten, en de audit mag onze bedrijfsvoering niet onnodig verstoren.
11. Aansprakelijkheid en slotbepalingen
Voor aansprakelijkheid geldt de regeling uit de Hoofdovereenkomst. Deze verwerkersovereenkomst duurt zolang wij persoonsgegevens voor jou verwerken en eindigt daarna van rechtswege; bepalingen die naar hun aard voortduren, blijven van kracht.
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen we voor aan de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland. Bij strijdigheid met de Hoofdovereenkomst gaat deze overeenkomst voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens.
Onze technische en organisatorische maatregelen
Productie-, review- en opslagsystemen hosten en beheren we zelf; we leveren beeldmateriaal niet door aan externe clouddiensten voor review. Toegang tot projectmateriaal is persoonsgebonden en beperkt tot het team dat aan het project werkt. Bestandsoverdracht verloopt versleuteld (TLS) en systemen zijn beveiligd met toegangsbeheer en wachtwoordbeleid. Servers worden actief onderhouden en gemonitord, en beveiligingsupdates installeren we tijdig. Van projectmateriaal maken we back-ups; verwijdering op verzoek omvat ook die back-ups binnen de daarvoor geldende cyclus. Medewerkers en vaste teamleden zijn gebonden aan geheimhouding.
Onze subverwerkers
Op dit moment werken we met: (1) ons vaste montageteam in Indonesië, onder de standaardcontractbepalingen van de EU zoals beschreven bij punt 6, en (2) een hostingleverancier voor onze eigen serverinfrastructuur in een EU-datacenter. Wijzigingen in deze lijst melden we vooraf aan je.
Sprint Studio is een handelsnaam van MediaTuig B.V. – KvK 96665629 – hello@sprintstudio.nl